La rendición de cuentas en las entidades no lucrativas

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Qué entidades están obligadas a rendir cuentas?
A la hora de saber si una entidad está o no obligada a rendir cuentas, hay que saber dos cosas:

Cuál es su forma jurídica.
Cuál es su ámbito de actuación o, dicho de otro modo, cuál es su lugar de inscripción.
Las entidades no lucrativas tienen, mayoritariamente, las formas jurídicas de fundación o de asociación.


A pesar de que las entidades no lucrativas están obligadas a presentar las cuentas a sus socios y socias, no siempre lo tienen que hacer ante las administraciones públicas. Vemos cuáles son las obligadas, y en qué plazos y condiciones lo tienen que hacer.


Las fundaciones y asociaciones que tienen su ámbito de actuación en Cataluña, y que están inscritas en sus respectivos registros de esta comunidad autónoma, están reguladas por la Ley 4/2008, de 24 de abril, del libro tercero del Código civil de Cataluña, relativo a las personas jurídicas. Esta norma establece que las fundaciones están siempre obligadas a rendir cuentas, y las asociaciones solo en el supuesto de que tengan la condición de Declarada de utilidad pública (DUP).

Igualmente, las asociaciones que no tengan esta condición, en caso de que reciban de forma periódica financiación pública, están también obligadas a elaborar cuentas, a pesar de que no estén obligadas a presentarlos al Registro.

Las fundaciones y asociaciones estatales están reguladas por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del derecho de asociación, y la Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones, respectivamente. Las asociaciones estatales están obligadas a rendir cuentas solo en el caso de tener la condición de DUP y las fundaciones estatales lo están en todos los casos.

Documentos que componen las cuentas anuales

Las cuentas anuales son un conjunto de documentos formados por:

  • Balance de situación.
  • Cuenta de resultados (también denominado de pérdidas y ganancias o de explotación).
  • Estado de cambios en el patrimonio neto (en ocasiones, este estado se integra dentro de la cuenta de resultados o de la memoria económica).
  • Estados de flujos de efectivo (solo para las entidades más grandes, que tengan que presentar CCAA con el modelo denominado normal).
  • Memoria económica.

Memoria de actividades (únicamente para las asociaciones con DUP).
El contenido y formato de estos documentos viene determinado por el Pla de contabilidad que sea de aplicación a la entidad, teniendo en cuenta su dimensión en función del volumen del sedes activos, del volumen de ingresos y del número mediano de personas contratadas.

Según qué sea el ámbito de actuación de la entidad, los posibles PGC son:

El Decreto 259/2008, para las entidades de ámbito catalán.
El Decreto 1491/2011, para las entidades estatales y de Comunidades autónomas que no tengan legislación propia.

Rendición de cuentas en las asociaciones DUP de ámbito estatal

Las asociaciones DUP de ámbito estatal rinden cuentas al Registro de Asociaciones del Ministerio del Interior.

El plazo máximo para hacerlo es dentro de los 6 meses posteriores al cierre de su ejercicio económico. En entidades que tengan establecido su ejercicio económico coincidiendo con el año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre), este plazo máximo finaliza el 30 de junio del año inmediatamente posterior al ejercicio objete de aquella rendición de cuentas. Por ejemplo, las cuentas de 2018 se tienen que presentar como máximo el 30 de junio de 2019.

Es muy importante cumplir con este plazo porque la carencia de presentación podría suponer la revocación automática de la condición de Asociación declarada de utilidad pública y, salvo que la causa de la no presentación en plazo esté mucho y muy justificada, no será posible presentar ninguna alegación para evitar la pérdida de la DUP.

La presentación se lleva a cabo por medios telemáticos, en la sede electrónica del Ministerio. Habrá que disponer de un certificado o firma digital para poder acceder.

Al formulario, se tienen que llenar los datos identificativos de la entidad, y anexar los documentos en un máximo de 5 ficheros, con una medida máxima de 2 MB por fichero. El nombre del fichero no puede exceder de 65 caracteres, sin acentos ni la letra “ñ”. Si hace falta, se pueden comprimir varios ficheros en uno con formato .zip o formato .raro.

Los documentos que se tienen que incluir son:

  • Instancia de rendición de cuentas.
  • Certificado del acuerdo de la Asamblea general de socios que contenga la aprobación de los CCAA.
  • Cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de resultados, memoria económica y, si se tercia, Estado de flujos de efectivo).
  • Memoria de actividades, con el formato establecido a la Orden INT/1089/2014.
  • El trámite no tiene ninguna tasa asociada.

Rendición de cuentas en las asociaciones DUP de ámbito catalán

Las asociaciones DUP de ámbito catalán rinden cuentas ante la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas del Departamento de Justicia de la Generalitat de Cataluña.

El plazo máximo de presentación de las cuentas, al igual que en las Asociaciones DUP estatales, es de 6 meses a partir de la fecha de finalización del ejercicio objete de rendición.

En este caso, el trámite se realiza de forma presencial, y compuerta una tasa asociada de 109,20 €, que se tendrá que abonar previamente a la presentación.

Los puntos de tramitación son:

  • Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas.
  • Departamento de Justicia.
  • Servicios Territoriales del Departamento de Justicia a Girona.
  • Servicios Territoriales del Departamento de Justicia en Lleida.
  • Servicios Territoriales del Departamento de Justicia a Tarragona.
  • Servicios Territoriales del Departamento de Justicia a las Tierras del Ebro.
  • Oficina de Atención Ciudadana a Girona.

Habrá que aportar dos ejemplares de todos los documentos, porque al Registro pose el sello a una de las copias, y la devuelva a la entidad.

Los documentos que se tienen que incluir son:

  • Documento de solicitud presencial, que servirá también para generar el documento de pago de la tasa.
  • Certificado del acuerdo de la Asamblea general de socios que contenga la aprobación de los CCAA.
  • Cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto, memoria económica y, si se tercia, Estado de flujos de efectivo).
  • Memoria de actividades, preferentemente con el formato establecido a la Orden INT/1089/2014 (en este punto, la administración autonómica no es tan inflexible como en el caso de las asociaciones DUP estatales, siempre y cuando el contenido de la memoria sea basta explicativo de la actividad realizada, y se incluyan los indicadores necesarios para saber qué ha sido el impacto efectivo de esta).

Para rellenar correctamente el formulario se tiene que disponer del software Adobe Reader (versión 9.1 o superior).

Rendición de cuentas en las fundaciones de ámbito estatal

Las fundaciones de ámbito estatal rinden cuentas al Protectorado de Fundaciones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, que asumió desde finales de 2016 la tarea de hacer de Protectorado único de fundaciones de competencia estatal.

El plazo de aprobación de las cuentas es de 6 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio, y el de presentación de estos es de 10 días hábiles a partir de la reunión de aprobación de estos.

La información a aportar en este trámite se tiene que agasajar mediante un formulario interactivo. Para empezar a aportar información, hará falta previamente pedir al Protectorado las claves de acceso, mediante un correo electrónico adjuntando una carta del/la secretario/aria o el/la presidente/a con la correspondiente solicitud.

Una vez se entra al formulario, hay que ir informando de todos los datos del balance de situación y de la cuenta de resultados, y de cada punto que se tiene que incluir a la memoria económica, siguiendo las instrucciones que proporciona el propio Ministerio.

Además de los datos del formulario, se tienen que adjuntar los documentos siguientes:

Certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas adoptado por el Patronato, firmado por el/la secretario/aria con el visto bueno del/la presidente/a.
Hoja con las firmas de todos los patrones y patronas asistentes a la reunión de aprobación de las cuentas, legitimada notarialmente.
Informo de auditoría en caso de que la entidad esté obligada a hacer.
Informe del grado de cumplimiento de los códigos de conducta en inversiones temporales, en caso de que la entidad tenga operaciones de este tipo.
Las cuentas tienen que ser firmados en todas las hojas por la persona secretaria del Patronato, con el visto bueno del presidente o presidenta.

El trámite no tiene ninguna tasa asociada.

Además de la rendición de cuentas, las fundaciones estatales tendrán que presentar al Protectorado, dentro de los tres últimos meses de cada ejercicio, un plan de actuación en el que tendrá que reflejar los objetivo y las actividades que tenga previsto desarrollar durante el ejercicio siguiente. El plan de actuación también se tendrá que informar mediante formulario interactivo.

Rendición de cuentas en las fundaciones de ámbito catalán

Las fundaciones de ámbito catalán presentan cuentas ante el Protectorado de Fundaciones de la Generalitat de Cataluña.

El plazo de aprobación de las cuentas es de 6 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio, y el de presentación de estos es de 30 días a partir de la reunión de aprobación de los mismos.

Para la presentación de las cuentas, que se hace de forma telemática, hay que llenar el formulario que proporciona el propio Protectorado. En este formulario se entran manualmente los datos del balance de situación, cuenta de resultados y estado de cambios en el patrimonio neto, así como algunos datos genéricos y estadísticos de la fundación.

Una vez entradas los datos, hay que adjuntar al propio formulario:

  • La memoria económica.
  • El certificado de la reunión del patronato donde se aprobaron las cuentas
  • El informe de auditoría, si hay.
  • El informe de grado de cumplimiento del código de conducta de las inversiones, si hay.

De forma optativa, otra información que pueda complementar la información aportada (por ejemplo, la memoria de actividades, si estas no se describen en detalle dentro de la memoria económica).
La medida máxima del fichero de solicitud incluyendo los adjuntos es de 5MB, pero hay que tener cuidado con otras limitaciones de medida de los ficheros. Por ejemplo, el certificado de aprobación de las cuentas no puede superar los 0,5MB.

Una vez finalizada este proceso, se valida el formulario, se firma electrónicamente y se guarda al ordenador. Una pequeña dificultad para completar este paso es que la firma digital tiene que tener el nivel de seguridad mínimo exigido. Este requisito no lo cumple la firma más habitual, la de representante de persona jurídica que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Por lo tanto, será necesario que alguno de los patrones o patronas de la fundación disponga de una de admitidas. En caso de que no se tenga, también se podrían firmar mediante un profesional autorizado que esté colegiado en alguno de los Colegios que tienen convenio con el Departamento de Justicia, a estos efectos.

El siguiente paso seria proceder a la presentación del fichero. Hay que buscarlo allá donde se haya guardado, se selecciona, y se envía.

El sistema tiene que devolver una confirmación de la tramitación efectuada, el acuse de recibimiento, que se tiene que imprimir o guardado. Este documento contiene el registro de entrada, el identificador del trámite que permite hacer el seguimiento de cambios de estado de la tramitación, y la carta de pago necesaria para abonar las tasas, que son de 109,20 euros.

Las tasas se tienen que abonar en el plazo máximo de 10 días desde la presentación del formulario. En caso de no hacerlo, la presentación de las cuentas no será válida y el trámite sería desestimado.

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