Oficina de representación

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Dirigido a:

Entidades sociales del Tercer Sector,
emprendedores sociales, Entidades sociales con cualquier forma jurídica.

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Ideal para:

Entidades sociales del Tercer Sector pequeñas o medianas que no pueden dedicar recursos  a esta actividad, así como Entidades sociales del Tercer Sector de ámbito europeo antes de abrir una sucursal en España.

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¿Qué permite?

operar a través de una Oficina de representación sin residir en España e introducirse en el mercado, es una estructura de implantación inferior a la sucursal.

Servicios que presta la Oficina Virtual de Representación:

 Representante legal y fiscal en España.

 Administración de los asuntos de la oficina de representación.

 Actuaciones del representante de dicha oficina en virtud de los poderes otorgados.

 Actividades de coordinación, colaboración, establecer contactos institucionales y profesionales, asistencia, labores auxiliares (estudios de mercado, preparar contratos, etc), actividad de publicidad, promoción, suministro de información, realizar investigaciones científicas o análogas, realizar actividades de carácter auxiliar o preparatorio para la entidad.

Particularidades propias de la representación:

 La oficina de representación no tiene personalidad jurídica propia independiente de su matriz.

 Las actividades de la oficina de representación están limitadas, no pueden ejercer actividades económicas, siendo esencialmente de coordinación, colaboración, etc.

 La entidad no residente es responsable de sus obligaciones y las deudas contraídas por la oficina de representación.

 No tiene capital social propio.

 Debe tener un representante legal facultado para administrar los asuntos de la oficina de representación.

 Las actividades de las oficinas de representación llevan a cabo están limitadas, no pueden ejercer labores económicas, sino tan sólo de coordinación, colaboración, etc. Puede decirse que la oficina de representación es una mera protectora de los intereses de la entidad matriz.

 La entidad extranjera que pretenda establecer una oficina de representación en España debe designar a un Representante Fiscal, que podrá ser una persona física o una persona jurídica, en ambos casos con residencia legal en España, y deberá aceptar explícitamente la designación.

 El nombramiento del Representante Fiscal deber realizarse ante Notario. Si el Notario no es español dicho nombramiento deberá ser legalizado.

 Nombrado el Representante Fiscal debe obtener un Número de Identificación Fiscal de la Oficina de Representación (modelo 036 ante la Agencia Tributaria) y se asigna de manera inmediata.

 Para ello, hay que adjuntar:

· Declaración censal (Modelo 036) firmado por el Representante Fiscal.
· Nombramiento del Representante Fiscal, debidamente formalizado ante notario y legalizado.
· DNI/TIE/NIF del Representante Fiscal.
· Nombramiento del Representante Fiscal, acreditando la existencia de la persona jurídica extranjera (escritura de constitución, certificado actualizado de quienes son los administradores, en su caso, legalizados y con traducción jurada al castellano). Este documento puede ser la escritura de constitución en su país y los estatutos de la Entidad inscritos en algún registro oficial de su país o certificación de un notario o de una autoridad fiscal que acredite la existencia de la entidad.

 Una vez la Oficina de Representación está registrada ante la Agencia Tributaria ya puede operar.

 Si la entidad extranjera tuviera trabajadores en España se obtendrá un número de cotización de la seguridad social.

 La actividad desarrollada por la oficina de representación no constituirá un
establecimiento permanente a efectos del IVA o del Impuesto sobre Sociedades.

 La entidad extranjera será la que deberá llevar directamente la contabilidad de la actividad realizada en España. La oficina de representación llevará la contabilidad para remitirla a la casa matriz. El IVA soportado en España deberá devolverse por el
procedimiento especial para no residentes.

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Cuestiones legales

Para la apertura de la Oficina de Representación no se requieren formalidades mercantiles, aunque a efectos principalmente fiscales, laborales y de seguridad social podría ser necesario el otorgamiento de una escritura pública (o documento otorgado ante Notario Público extranjero, debidamente legalizado con la Apostilla de la Haya o cualquier otro sistema de legalización aplicable) en la que se hará constar la apertura de la oficina de representación, la asignación de fondos en su caso, la identidad de su representante fiscal, persona física o jurídica residente en España, y sus facultades.

La apertura de la oficina de representación no se inscribe en el Registro Mercantil.

La Oficina de Representación tiene autonomía de gestión a través de la cual se desarrollan las actividades de la casa matriz.

No se le exige capital social, ni tampoco aportaciones dinerarias o no dinerarias.

La creación de la Oficina de Representación se otorga en escritura pública, en la que constará asignación de fondos si fuera menester, y la identidad de su representante fiscal.

No se requieren formalidades mercantiles (Registro Mercantil).

La personalidad jurídica la tiene la entidad matriz extranjera.

La responsabilidad es ilimitada para la entidad matriz extranjera, es responsable de las deudas contraídas por la oficina de representación en su totalidad.

Normativa aplicable: Convenios firmados por el Estado Español con otros países. En ausencia de convenios, se aplicará la legislación española y se considerará que la oficina de representación será un establecimiento permanente.

Fiscalidad aplicable: Impuesto sobre la Renta de No Residentes.

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